Telepon berdering. Dering yang pertama, yang kedua, “Ris, tolong angkat telponnya!” ujar senpai saya. Dering ketiga, setelah akhirnya sadar line yang nyalanya sedikit tersembunyi: “お電話ありがとうございます。ヒノでヒルズ・ニセコビレッジでございます” (Odenwa arigatou gozaimasu. Hinode Hills de gozaimasu).
Saya rasa etika menjawab telepon dalam berbagai bidang, terutama hospitality di negara mana saja kurang lebih sama. Kita wajib mengangkat telepon sesegera mungkin, dering ketiga ditetapkan sebagai batas paling lambat untuk mengangkat telepon.
Di tempat saya bekerja di kawasan Niseko Village, Hokkaido, Jepang, ada beberapa properti hotel sesuai kelas dan tipe tamu yang dikelola satu management dan owner yang sama. Saya dan rekan-rekan pada tiap musimnya akan mendapat penugasan yang kemungkinan berganti sesuai situasi dan kondisi saat itu.
Saya yang awalnya datang ke Niseko pada tahun 2019, diutamakan bekerja sebagai Guest Service di Kasara Townhouse, kemudian menjadi Front Desk di Hinode Hills saat musim panas, lalu pada winter season yang dimulai Desember 2020 lalu, saya bertugas sebagai Front Desk di The Green Leaf Hotel.
Dan sayangnya karena efek pandemi Covid-19, management memutuskan menutup The Green Leaf Hotel lebih awal pada 1 Februari 2021 dari yang biasanya akan mengakhiri musim dingin tiap 31 Maret setiap tahunnya. Jadilah kami semua berfokus pada Hinode Hills, seluruh reservasi dialokasikan ke Hinode Hills, begitu pula seluruh staf.
Nah, di Hinode Hills perangkat teleponnya sama saja akan tetapi line telepon yang masuk sedikit berbeda, dan telepon antar properti juga harus melalui akses khusus berhubung properti ini berdiri baru November 2019. Selain itu, telepon antar properti dari masing-masing section yang masuk juga akan berbeda tiap musim.
Winter season, hotel kami adalah primadona aktivitas Ski dan Snowboard, pada Summer Season, hotel akan menjadi destinasi golf favorit. Di Hinode Hills ada satu deret lagi pilihan pada perangkat telepon yang tidak saya gunakan saat bekerja di The Green Leaf Hotel, maka ketika saya sudah angkat teleponnya, tidak ada lawan bicara. Rupanya harus menekan salah satu tombol pilihan yang ada di deret tersebut. Usia baru 32 tapi mata sudah mulai rabun hahaaaa
Bicara tentang etika menelepon, saya yang cukup percaya diri sudah bekerja beberapa tahun di dunia perhotelan, masih saja keblinger. Cenderung pada masalah tentang kosa kata. Bagi saya yang lulusan pendidikan bahasa Jepang, saya sempat berpikir bahasa Jepang saya sudah cukup aman. Tetapi tidak demikian di dunia kerja, teman-teman. Apalagi, di negeri sakuranya langsung.
Penelepon juga harus dibedakan, antara rekan bisnis dan bakal tamu/tamu. Apabila telepon dari tamu dan kira-kira akan memakan waktu cukup panjang dalam menjelaskan, kita akan mengkonfirmasi nama dan nomor telepon tamu, kemudian kita akan menghubungi ulang tamu agar tamu tidak mengeluarkan banyak biaya untuk menelepon pihak hotel.
Buat saya, ngomong Jepangnya biar cantik itu looooh, susah. Contoh ya, ketika ada telepon masuk dari travel agent, saya jawab dengan standard greetings, kemudian saat harus menjelaskan bahwa rekan kita di bagian reservasi sedang tidak ada (sedang lunch break dan akan kembali sekitar pk.14:30), saya diajarkan menjawab seperti ini: ただ今、担当者が席を外しておりますので、2:30ごろにおかけ直し頂きますか? (Tadaima, tantousha ga seki o hazushiteorimasunode, ni ji han goro ni okakenaoshi itadakimasuka?)
Buat saya yang menyerah pada baca-tulis kanji ketika mengakhiri karir di pendidikan, kemudian berbekal kemampuan berbicara dan menyimak saja selama melayani tamu Jepang di hotel, ini merupakan kerja keras. Tambah lagi, teman-teman, itu saja belum cukup untuk dihafalkan bagi saya yang sudah mulai lupa isi buku Minna no Nihongo sampai bab 50 dan lanjutan-lanjutannya ketika saya pelajari dengan perjuangan di bangku kuliah. Percayalah, bahasa kalau tidak dipergunakan, bisa lewat bagaikan masa lalu.
“Riris, kalau staf yang dihubungi keluar office tetapi tidak akan kembali pada hari itu, misalnya pulang awal atau meeting di luar hingga jam kerja berakhir beda lagi jawabnya.”
“Oh ya, kalau staf yang dihubungi memang tidak hadir bekerja hari itu, berbeda lagi.”
Bilang aja libur gitu, gimana?? Hahaaa kalau kepepet saya kadang menyampaikan bahwa staf yang ingin dihubungi libur, dan akan kembali bekerja sesuai schedule yang telah saya cek sebelum menjawab kembali.
Hal-hal seperti ini tidak ada benar salah bagi saya, tergantung selera. Apakah mau level segitu saja, atau mau lebih berkelas. Sama dengan belajar, apakah mau melawan usia dan rasa malas. Yuk, belajar lagi! [T]
____
