Medsos, Humas, dan Hal-hal yang Belum Saya Ketahui – Dari Diklat Kehumasan di Yogyakarta

PERASAAN suka dan senang sudah saya rasakan jauh-jauh hari, sebelum saya benar-benar mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kehumasan Aparatur Pemerintah Daerah yang diselenggarakan selama empat hari, 11-14 September 2017 di Yogyakarta. Saya senang karena bisa kembali ke Yogyakarta, bukan sekadar jalan-jalan, tapi menempuh ilmu ke kampus UGM, kampus tempat saya dulu terbenam dalam urusan tugas-tugas kuliah.

Lebih daripada bernostalgia, saya sangat suka dan senang karena penyelenggara pendidikan adalah Pusat Pengembangan Kapasitas dan Kerjasama (PPKK)  Departemen Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik UGM. Lebih senang lagi karena materi yang akan didapat sesuai dengan tugas dan pekerjaan saya sehari-hari  sebagai Kasubag Pemberitaan di Humas dan Protokol di Pemkab Buleleng.

Nah, ini yang paling menyenangkan. Pengisi materi diklat adalah pengajar saya sewaktu mahasiswa di jurusan Public Relation Fisipol UGM. Mereka saya kenal sangat mumpuni di bidangnya dan pengajar yang memang menyenangkan. Peserta diklat bisa dikatakan miniature Indonesia. Kenapa? Yak, karena ada peserta dari Provinsi Nangroe Aceh Darusalam, Jawa, Bali, Kalimantan, NTB dan Provinsi Papua. Kata orang, banyak kawan banyak rejeki, hehehe. Dari situ saya punya banyak kawan. Kawan bergurau, kawan berdebat.

Jadi, berdebar juga jantung saya ketika aku masuk ke kampus ini. Dulu, kampus ini pernah membesarkanku. Kini aku masuk lagi dengan suasana berbeda dari 16 tahun silam. Bukan kuliah tapi tetap belajar. Aku bertemu dosen favorit saya, Mas Wisnu dan Mas Syafrizal dengan gaya ngajar asyik, lucu tapi mudah dimengerti. Pesan yang disampaikan gampang nancep ke otak saya yang sudah mulai karatan ini.

Selain dua pengajar itu, ada dua pemateri adalah teman sekelas saat kuliah dan sekarang sudah menjadi pengajar di Fisipol UGM. Ada Mas Adhy yang gayanya slengean tapi menguasai materi yang disampaikan. Dan ada Mas Ad, orangnya dari sejak kulaih memang cool, hehehe.  Salut buat mereka.

Materi yang Menarik

Tema diklat adalah Kehumasan Aparatur Pemerintah Daerah. Bukan topik yang berat sebenarnya. Karena kebetulan sehari-hari saya bekerja ngurusi bidang pemberitaan di bagian humas di Pemkab Buleleng.  Hitungannya saya bisa dapat ilmu sebagai bekal tambahan dalam bekerja. Selama 4 hari ada berbagai materi menarik yang saya anggap relevan dengan situasi dan kondisi di daerah tempat saya bekerja, di Buleleng. Salah satu yang menarik adalah materi Pengelolaan Media Sosial untuk Lembaga Pemrintah. Materi itu dibawakan oleh Mas Syafrizal.  Pertanyaan pertama Mengapa Media Sosial (Medsos) Penting Bagi Lembaga Pemerintahan?

Disadari atau tidak Pengguna media sosial di Indonesia mencapai 132,7 juta (Kemenkominfo, 24 Me1 2017). Pendekatan komunikasi satu arah (one-way communication) tidak efektif . Publik ingin bercerita kepada dan didengarkan oleh pemerintah (dialog). Media sosial telah menjadi public sphere, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 83 tahun 2012 tentang Pedoman Pemanfaatan Media Sosial Instansi Pemerintah.

Ini materi menarik karena Buleleng termasuk kabupaten di Bali yang warganya sangat aktif menggunakan media sosial seperti facebook untuk menyalurkan aspirasinya, masukan, kritik, serta informasi positif kepada Pemkab. Ini terlihat dari sejumlah akun grup yang anggota-anggotanya selalu aktif mewacanakan berbagai bidang pembangunan di Buleleng, termasuk mengkritisi dan menanyakan berbagai kebijakan yang dikeluarkan para pejabatnya.

Jadi, menurut Syafrizal, ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan media sosial bagi pemerintah. Antara lain:

Mengenal karakter media sosial. Yakni  mengenal alat komunikasi daring (online communication tool)  yang memungkinkan orang untuk membuat, membagikan, berinteraksi, berkolaborasi dan bertukar informasi dalam komunitas virtual.

Setelah mengenal, ada istilah Proses Adopsi Media Sosial. Proses-proses itu antara lain:

Eksperimentasi: Lembaga pemerintah melakukan uji coba secara informal, belum memiliki standar atau panduan internal, tujuannya khusus untuk mendukung kegiatan tertentu.  Fungsinya untuk diseminasi informasi dan mengumpulkan umpan balik (feedback).

Mengelola kekacauan:  Menemukan manfaat media sosial, memahami konsekuensinya, mendapati kesimpangsiuran informasi, dan tumbuh kesadaran untuk mengelola secara strategis dan profesional.

Institusionalisasi:  Mengembangkan kebijakan dan panduan resmi tata kelola media sosial, memosisikan media sosial sebagai media resmi pemerintah, dan membentuk tim pengelola.

Setelah itu, perlu adanya 4C untuk Mengawal Proses Adopsi. Nah, 4C itu terdiri dari: Cognize: Mengenali dan memahami lanskap media sosial. Congruity: Menyelaraskan format dan konten berbagai media soial agar sesuai dengan tujuan dan fungsinya. Curate: Memutuskan bagaimana keterlibatan dalam percakapan dan siapa yang dapat merepresentasikan lembaga pemerintah. Chase: Beradaptasi dengan kecepatan arus informasi.

Banyak yang tahu Manfaat Mengadopsi Media Sosial dalam Komunikasi Pemerintah, yakni : Menyebarluaskan informasi pemerintah; Membangun peran aparatur negara dan masyarakat melalui media sosial; Menyosialisasikan strategi dan tujuan pembangunan di masa depan; Membangun interaksi antara pemerintah dan masyarakat; dan  Meningkatkan kesadaran dan peran serta masyarakat terhadap kebijakan dan program pemerintah serta  menggali aspirasi, opini, dan masukan masyarakat terhadap kebijakan dan program pemerintah.

Namun mungkin tidak banyak yang tahu jika media sosial bisa diterapkan untuk berbagai kepentingan, bukan hanya kepentingan pemberitaan dan informasi sebuah peristiwa, namun juga bisa diterapkan untuk layanan kemanusiaan. Apa saja Penerapan Media Sosial dalam Manajemen Layanan Pemerintah?

Layanan kemanusiaan:  Media sosial digunakan untuk mendengarkan cerita publik dan membangun ikatan emosional antara pemerintah dan masyarakat. Manajemen bencana:  Media sosial dimanfaatkan untuk memantau situasi bencana dan menentukan langkah-langkah penanggulangan. Manajemen transportasi:  Media sosial digunakan untuk memantau situasi lalulintas dan memandu pengguna jalan untuk menemukan rute-rute terbaik.

Kebijakan dan perencanaan: Media sosial digunakan dalam perencanaan berbagai aktivitas. Seperti untuk transformasi pemerintahan: Di mana, media sosial tidak hanya memengaruhi kinerja tata kelola pemerintahan tetapi juga dapat mengubah pemerintahan itu sendiri. Kasus-kasus penggunaan media sosial di Afrika Utara dan Timur Tengah dapat menjadi refleksi penting bagaimana gerakan warganet melalui media sosial dapat memobilisasi massa secara luas dan menekan kekuasaan.

Juga bisa digunakan untuk aktivitas Kampanye:  Media sosial dapat digunakan oleh lembaga pemerintah untuk mengampanyekan sebuah program atau aktivitas. Namun di sisi lain, seringkali terjadi individual (pejabat dan politisi) memanfaat media sosial untuk kampanye dengan mengatasnamakan pemerintah.

Jika dikaitkan dengan pengelolaan media sosial di pemerintah, termasuk di Pemkab Buleleng, maka akan terdapat tantangan dalam Mengelola Media Sosial. Tantangannya antara lain: Privasi, keamanan dan manajemen data.

Media sosial lembaga pemerintah merupakan representasi organisasional– bukan individual. Banyak pengelola media sosial lembaga  pemerintah yang belum menyadari tentang praktik peretasan, pembajakan dan monitisasi akun media sosial. Big data (sebaran data yang luas) yang berhubungan dengan reputasi organisasi pemerintah tidak dikumpulkan dan diarsip dengan baik.

Yang banyak dilupakan dalam pengelolaan media sosial adalah tim yang secara khusus bekerja untuk mengelola media sosial milik pemerintah tersebut. Jadi media sosial bukan dikelola secara sambilan oleh staf yang memiliki pekerjaan resmi yang lain. Jadi, media sosial lembaga pemerintah membutuhkan staf/agensi yang menjawab pertanyaan publik dan melakukan pemutakhiran (updating) segara reguler.

Sehingga informasi yang disampaikan harus cepat dan akurat.Untuk merespon big data dibutuhkan alat bantu komputasional (fasilitas komputer) yang mumpuni untuk memudahkan kerja staf pengelola media sosial. Selain itu juga perlu memahami khalayak jangkauan karena tidak semua orang membutuhkan media sosial dan dapat dijangkau dengan media sosial.

Media sosial lembaga pemerintah dapat digunakan untuk mengumpulkan opini publik terhadap kinerja pemerintah. Namun,  pendapat, waktu dan kecakapan publik sering kurang diapresiasi Opini publik yang tidak dikelola secara sistematis juga dapat mengakibatkan kesalahan dalam pembuatan keputusan.

Untuk itu, Media Sosial di Lembaga Pemerintah perlu dirancang dengan baik. Pertama, menentukan target khalayak berdasar teknografi sosial. Kedua, menetapkan tujuan pengembangan media sosial berdasar kebutuhan lembaga. Ketiga, menentukan pendekatan perancangan konten, interaksi dan kontrol media sosial. Keempat, menetapkan dan menyediakan fasilitas teknologi pendukung.

Kini Belajar Menerapkannya

Antara lain itulah pelajaran-pelajaran menarik yang saya dapatkan dalam diklat. Kini saya mesti banyak belajar lagi untuk menerapkannya di Pamkab Buleleng sesuai dengan bidang pekerjaan saya. Banyak hal yang disampaikan dalam diklat tersebut sesungguhnya sudah dilakukan oleh Bagian Humas dan Protokol serta pengelola informasi di sejumlah instansi. Namun harus diakui banyak juga yang perlu disempurnakan lagi.

Karena bagaiamana pun media sosial bagi apartur pemerintahan di daerah bukanlah barang baru. Media sosial secara personal mungkin sudah menjadi mainan sehari-hari. Namun ketika itu digunakan atas nama lembaga pemerintah, memang perlu untuk dipelajari lagi dengan baik, apa dan bagaimana media sosial itu, agar bisa dijalankan dengan baik dan tujuan pembangunan bisa tercapai. Saya pikir, itulah pentingnya diklat yang saya ikuti di Yogyakarta itu.

Semoga berhasil, dan semoga semua menjadi lebih baik. (T)